Coordinador de Facturación y Operaciones de Oficina
Hybrid - US
Coordinador de Facturación y Operaciones de Oficina
Tiempo completo • Hybrid - US
Palm Beach Care Management ha atendido a personas mayores, adultos con enfermedades crónicas y sus familias en todo el condado de Palm Beach durante más de una década. Ofrecemos una gestión individualizada de la atención —evaluación, planificación de cuidados, coordinación, defensa y apoyo familiar— para clientes que necesitan un experto de confianza a su lado. Estamos construyendo un equipo estructurado y profesional. Si crees que la documentación del mismo día, la responsabilidad clínica y los resultados genuinos para los clientes forman parte del mismo estándar, no de prioridades en competencia. Esta es una práctica en la que harás tu mejor trabajo.
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Beneficios:
- Festivos pagados
- Salario competitivo
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
RESUMEN DE LA EMPRESA
Palm Beach Care Management (PBCM) es una clínica privada de atención a la vida para personas mayores con más de diez años de trayectoria, atendiendo a personas mayores, adultos con enfermedades crónicas y sus familias en todo el condado de Palm Beach. PBCM proporciona una gestión individualizada de la atención que incluye evaluación, planificación de cuidados, coordinación, defensa y apoyo familiar. La clínica está creciendo y construyendo un modelo operativo estructurado que ofrece un servicio coherente y de alta calidad a gran escala.
RESUMEN DEL PUESTO
El Coordinador de Facturación y Operaciones de Oficina gestiona las operaciones financieras y administrativas diarias de la consulta, incluyendo la facturación y facturación a través de la plataforma de gestión de clientes de PBCM (MyJunna), contabilidad, nóminas, supervisión y reporte financiero, y soporte administrativo general para el propietario. Este es un puesto orientado a procesos y centrado en los detalles, adecuado para alguien con conocimientos prácticos de QuickBooks que se sienta cómodo con tareas diarias estructuradas y repetitivas y pueda seguir con coherencia y precisión un flujo de trabajo establecido de facturación y finanzas. Este puesto también proporcionará soporte de contabilidad y administración para una o más entidades empresariales adicionales afiliadas al propietario. Los procedimientos diarios para este puesto están regulados por los procedimientos operativos internos estándar de facturación y administración de PBCM.
La gestión precisa y constante de los registros financieros es un estándar profesional fundamental en PBCM. Se espera que el Coordinador aborde la entrada diaria de transacciones, la facturación y la presentación de informes no como una reflexión administrativa secundaria, sino como funciones esenciales que mantienen la práctica financieramente sólida y lista para el cliente en todo momento.
Este puesto cumple las funciones esenciales descritas a continuación, con o sin una adaptación razonable.
RESULTADOS FUNDAMENTALES
Un coordinador de facturación y operaciones de oficina en PBCM ofrece de forma constante:
Un coordinador de facturación y operaciones de oficina en PBCM ofrece de forma constante:
- Registros financieros que sean precisos, actuales y completamente conciliados en todo momento.
- Las facturas de los clientes se generaban, entregaban y seguían según lo previsto, sin ningún intervalo en el ciclo de facturación.
- La nómina se procesaba con precisión y puntualidad, en cada periodo de pago.
- Informes financieros claros y actualizados proporcionados al propietario en un calendario regular.
- Cada transacción está debidamente documentada, categorizada y vinculada al cliente o cuenta correcta.
FUNCIONES ESENCIALES
Las siguientes funciones son esenciales para este puesto. Se proporcionarán adaptaciones razonables para que las personas cualificadas con discapacidad puedan desempeñar estas funciones.
Las siguientes funciones son esenciales para este puesto. Se proporcionarán adaptaciones razonables para que las personas cualificadas con discapacidad puedan desempeñar estas funciones.
- Introduce y categoriza todas las transacciones comerciales en QuickBooks Online de forma regular y continua, asegurando que cada transacción esté vinculada al cliente o cuenta correcta.
- Concilia los extractos bancarios y de tarjetas de crédito en un calendario regular, verificando las transacciones y resolviendo discrepancias con documentación de respaldo.
- Generar y entregar facturas de clientes en MyJunna según el ciclo de facturación mensual establecido y las reglas de secuenciación de facturación de PBCM; hacer seguimiento de los saldos pendientes utilizando el proceso estándar de comunicación de la práctica.
- Supervisa las cuentas por cobrar y mantén registros organizados del estado de facturación y el historial de pagos del cliente.
- Supervisa regularmente las cuentas bancarias de la empresa, las cuentas de tarjetas de crédito y las tarjetas de gastos de los gestores de cuidados; señala proactivamente cargos no autorizados, actividades inusuales o problemas de la cuenta al propietario.
- Coordina mensualmente con el contable de PBCM para revisar los registros financieros, identificar discrepancias e informar los resultados al propietario.
- Responder a consultas de facturación de clientes y familias utilizando las directrices de comunicación aprobadas por PBCM; redirigir las preguntas clínicas o relacionadas con el cuidado al propietario o al Supervisor de Gestión de Cuidados.
- Operar dentro de los límites de autoridad financiera definidos; este puesto no libera de forma independiente las retenciones de facturación, no aprueba cancelaciones o planes de pago, no modifica los importes de las facturas ni autoriza transferencias de fondos sin la instrucción escrita del propietario.
- Procesa la nómina del personal de la consulta usando QuickBooks Payroll, incluyendo el ingreso directo, en cada fecha de pago programada.
- Mantener registros precisos de nóminas y apoyar presentaciones de impuestos sobre nóminas puntuales y cumplientes.
- Preparar y proporcionar al propietario informes financieros regulares (por ejemplo, pérdidas y ganancias, resúmenes de cuentas) según un calendario acordado.
- Mantener registros financieros organizados y listos para contables, en apoyo a la preparación de impuestos y a las presentaciones anuales.
- Proporcionar apoyo administrativo diario al propietario, incluyendo la planificación, la correspondencia y otras tareas asignadas.
- Mantener un estricto cumplimiento con HIPAA, confidencialidad del cliente, políticas de dispositivos y datos de la empresa, y todos los estándares operativos y profesionales de PBCM.
- Completa toda la documentación requerida, informes y revisiones con el propietario con precisión y puntualidad.
FUNCIONES MARGINALES
Las siguientes funciones son secundarias y pueden asignarse según la necesidad del negocio.
Las siguientes funciones son secundarias y pueden asignarse según la necesidad del negocio.
- Ayuda con recados locales ocasionales o tareas administrativas ligeras que apoyen al equipo de gestión de cuidados.
- Apoyar proyectos especiales o documentación de procesos administrativos según se asigne.
- Ayuda con la correspondencia relacionada con proveedores o cuentas según sea necesario.
CUALIFICACIÓN MÍNIMA
- Conocimientos prácticos de QuickBooks Online, incluyendo la contabilidad básica y la introducción de datos.
- Cómodo siguiendo un proceso de facturación establecido; la experiencia previa en facturación es útil pero no obligatoria.
- Experiencia en la gestión de nóminas para un equipo pequeño (por ejemplo, como especialista en nóminas o administrador).
- diploma de bachillerato o equivalente; cursos de contabilidad o experiencia relacionada son un plus.
- Fiable, organizado y cómodo con un trabajo diario estructurado, repetitivo y detallista.
- Con base en o cerca de la zona de Júpiter.
CUALIFICACIONES PREFERIDAS
- Experiencia previa en atención domiciliaria, gestión de cuidados u otra industria relacionada con la sanidad.
- Familiaridad con software de facturación para clientes más allá de QuickBooks.
- Experiencia previa con MyJunna o una plataforma similar de gestión de clientes/facturación.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y CAPACIDADES
- Registro financiero: entrada y categorización de datos precisos y consistentes dentro de QuickBooks Online.
- Disciplina de la documentación: registros completos y precisos mantenidos en un calendario consistente.
- Organización y seguimiento: gestiona tareas financieras recurrentes y plazos sin que nada se pierda.
- Comunicación: comunicación clara y profesional escrita y verbal con el propietario y, según sea necesario, con clientes y proveedores.
- Discreción: confiable con información financiera sensible y relacionada con el cliente.
- Entrenamiento: recibir indicaciones, comentarios y correcciones sin defensa; hacer preguntas pronto cuando no esté seguro.
- Sentencia: reconoce cuando un asunto de facturación o cuenta queda fuera de la autoridad de este puesto y se traslada al propietario en lugar de actuar de forma independiente.
- Tecnología: cómodo usando QuickBooks
DEMANDAS FÍSICAS
Las demandas físicas que se enumeran a continuación representan las requeridas para desempeñar las funciones esenciales de este puesto. Se proporcionará una adaptación razonable a las personas cualificadas con discapacidad.
Las demandas físicas que se enumeran a continuación representan las requeridas para desempeñar las funciones esenciales de este puesto. Se proporcionará una adaptación razonable a las personas cualificadas con discapacidad.
- Regularmente se requiere sentarse y usar las manos para operar un ordenador y el equipo estándar de oficina durante largos periodos.
- Ocasionalmente se le exige viajar localmente para recados o tareas presenciales.
- Agudeza visual y auditiva suficiente para revisar la documentación financiera y comunicarse con el propietario y otros.
ENTORNO DE TRABAJO
Este es un puesto principalmente remoto en oficina desde casa con disponibilidad local ocasional. El Coordinador debe mantener un espacio de trabajo dedicado en casa con internet fiable y debe ser capaz de gestionar información financiera sensible y relacionada con los clientes en pleno cumplimiento con HIPAA.
En todos los contextos siempre se requiere un enfoque compuesto, profesional y basado en estándares.
Adaptación razonable: Palm Beach Care Management está comprometida a proporcionar adaptaciones razonables a personas cualificadas con discapacidad. Los solicitantes o empleados que necesiten adaptaciones para desempeñar las funciones esenciales de este puesto deben contactar con Palm Beach Care Management para iniciar el proceso interactivo de adaptación antes o durante el empleo.
AVISO DE VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES
Este puesto puede requerir un control de antecedentes de Nivel 2 de Florida procesado a través del Centro de Verificación de Antecedentes de Proveedores de Atención de la Agencia para la Administración de la Salud (AHCA), dado el acceso del puesto a los registros de facturación de los clientes y a los sistemas financieros. Los controles de Nivel 2 se basan en huellas dactilares dactilares y se realizan comprobaciones de antecedentes penales tanto estatales como nacionales. El empleo está condicionado a la aprobación exitosa cuando corresponda.
Este es un puesto principalmente remoto en oficina desde casa con disponibilidad local ocasional. El Coordinador debe mantener un espacio de trabajo dedicado en casa con internet fiable y debe ser capaz de gestionar información financiera sensible y relacionada con los clientes en pleno cumplimiento con HIPAA.
En todos los contextos siempre se requiere un enfoque compuesto, profesional y basado en estándares.
Adaptación razonable: Palm Beach Care Management está comprometida a proporcionar adaptaciones razonables a personas cualificadas con discapacidad. Los solicitantes o empleados que necesiten adaptaciones para desempeñar las funciones esenciales de este puesto deben contactar con Palm Beach Care Management para iniciar el proceso interactivo de adaptación antes o durante el empleo.
AVISO DE VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES
Este puesto puede requerir un control de antecedentes de Nivel 2 de Florida procesado a través del Centro de Verificación de Antecedentes de Proveedores de Atención de la Agencia para la Administración de la Salud (AHCA), dado el acceso del puesto a los registros de facturación de los clientes y a los sistemas financieros. Los controles de Nivel 2 se basan en huellas dactilares dactilares y se realizan comprobaciones de antecedentes penales tanto estatales como nacionales. El empleo está condicionado a la aprobación exitosa cuando corresponda.
Para información sobre el proceso de selección, las infracciones de descalificación y los procedimientos de exención, visite la página web de Educación y Concienciación para Filtros de Antecedentes de Proveedores de Atención de AHCA en: https://info.flclearinghouse.com.
Palm Beach Care Management es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes cualificados serán considerados para el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, condición de discapacidad, condición de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.
Palm Beach Care Management es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes cualificados serán considerados para el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, condición de discapacidad, condición de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.
Opciones flexibles de teletrabajo disponibles.
Compensación: 20,00 $ - 25,00 $ la hora
Palm Beach Care Management es una clínica privada de atención a la vida para personas mayores con más de una década de experiencia atendiendo a personas mayores, adultos con enfermedades crónicas y sus familias en todo el condado de Palm Beach, Florida.
Ofrecemos una gestión individualizada de la atención —evaluación, planificación del cuidado, coordinación, defensa y apoyo familiar— guiados por nuestros valores fundamentales de Calidad, Integridad y Compasión.
Estamos creciendo y construyendo un equipo estructurado y profesional que se toma este trabajo en serio. Si eres un clínico que cree que la documentación, la responsabilidad y los resultados para los clientes forman parte del mismo estándar —no prioridades en competencia—, esta es una práctica en la que prosperarás.
Tratamos a los candidatos como tratamos a los clientes: con respuesta, respeto y honestidad sobre lo que requiere el puesto.
Este negocio es de propiedad y operación independiente. Su solicitud irá directamente al negocio, y todas las decisiones de contratación serán tomadas por la gerencia. Todas las consultas sobre el empleo en este negocio deben hacerse directamente y no a Aging Life Care Association.
(si ya tienes un currículum en Indeed)
O aplicar aquí.
Trabajo orientado a la misión
Cada cliente tiene un nombre, una historia y una familia que cuenta contigo. Este trabajo importa más allá de la nota de visita.
Remuneración que refleje el puesto
Compensación estructurada para reflejar tus credenciales, experiencia y el estándar que esperamos, incluyendo salario base, bonificación por rendimiento y reembolso anual de formación continua.
Un equipo que se está construyendo de la manera correcta
Incorporación estructurada, estándares claros y un equipo directivo comprometido a hacerlo correctamente desde el principio.
Acceso directo al liderazgo
Una pequeña práctica significa relaciones reales, no un sistema de tickets. Conocerás a tu dueño y ella te conocerá a ti.
Espacio para crecer con la práctica
La CMP se está expandiendo. El supervisor contratado hoy está en posición de moldear en qué se convierte este equipo.
Una práctica que respeta tu experiencia
No eres un rellenador de tareas. PBCM contrata profesionales acreditados y los trata en consecuencia.